Contexte et défi
L’un des processus papier les plus courants à automatiser aujourd’hui est de gérer les données à l’intérieur des formulaires et des factures. En fonction de leur complexité et de leur contenu, il est généralement admis qu’il faut en moyenne 5 minutes pour extraire manuellement les informations : quelqu’un lit une valeur sur la facture, tape ou copie/colle la valeur dans la destination (comme ERP), et répète pour tous les champs. Ce n’est pas une solution à long terme avec beaucoup de problèmes de double gestion, un suivi manuel fastidieux dans Excel et une interruption de service lorsqu’un membre de l’équipe des comptes créditeurs (AP) est absent du bureau.
L’automatisation peut aider, car elle peut décharger la majorité du travail avec une grande précision et libérer du temps et de l’énergie pour des tâches plus stimulantes. Le défi principal est généralement plus ou moins le même : automatiser la façon dont les données des factures (fournisseur, montant, produit(s), etc.) entrent dans leur système de gestion des factures.
Ce que AI Builder peut faire
L’un des avantages d’AI Builder est sa solution préemballée d’automatisation des documents. Il est facile à configurer (avec des expériences pointer-cliquer et basées sur des assistants), tire parti d’une intégration approfondie avec Microsoft Power Platform dans son ensemble (Power Automate, Power Apps, Power BI et Power Virtual Agents) et se connecte prête à l’emploi à tout ce qui concerne Microsoft (SharePoint, Excel, Dynamics 365, Azure) et
Mettre en œuvre la solution
Le moyen le plus rapide de créer quelque chose pour améliorer le flux de travail AP est d’utiliser la solution préemballée d’automatisation des documents d’AI Builder. Il vous permet d’extraire très facilement des informations de documents et de les exporter dans une table Dataverse qui peut être utilisée pour alimenter un ERP :
Un guide étape par étape vous permet de commencer.
Tout d’abord, le kit de base d’automatisation des documents doit être installé. Cela prend généralement jusqu’à 10 minutes pour un environnement donné :
Une fois l’installation terminée, plusieurs objets s’affichent maintenant sous la solution :
Ensuite, le propriétaire du processus (la personne qui a installé la solution et qui a le droit de modifier/personnaliser tous les fichiers contenus dans la solution) doit configurer correctement les rôles dans le Power Platform Admin Center ; la solution contient une Power App préconstruite qui peut être utilisée pour voir et modifier ce qui a été traité automatiquement par la solution. La personne qui devrait avoir accès à cette application devrait se voir attribuer le rôle d’examinateur manuel. Et le propriétaire du processus doit s’assurer d’avoir le rôle System Customizer.
Les objets de la solution doivent ensuite être configurés afin qu’elle puisse traiter correctement le pipeline de documents – par exemple, quelle boîte aux lettres sera numérisée et pour quels types d’e-mails. Ci-dessous, il analysera une adresse e-mail spécifique (jack@proseware.com) chaque fois que l’e-mail contient des pièces jointes (« Inclure les pièces jointes = Oui ») et uniquement des pièces jointes (« Seulement avec pièces jointes = Oui »), de sorte que les e-mails qui contiennent un corps de texte approprié/non vide ne seront pas numérisés).
Une fois que tout est correctement configuré (voir ici pour plus de détails), le flux analysera automatiquement les e-mails afin que l’examinateur manuel puisse maintenant voir les factures circulant dans l’application Power App dédiée :
Chaque fois qu’une nouvelle facture sera déposée par e-mail, elle sera automatiquement traitée par AI Builder et une fois le traitement terminé, les données seront stockées dans le tableau « Données d’automatisation des documents ». Le System Customizer peut facilement modifier cette application : afficher ou non un champ spécifique, afficher les scores de confiance, la marquer avec un logo, etc.
Depuis octobre 2021 (et pour rationaliser encore plus l’expérience d’installation), la solution comprend le modèle générique/préconstruit de traitement des factures d’AI Builder. Ce modèle préconstruit extraira des données prêtes à l’emploi (vous n’avez pas besoin de former un modèle personnalisé avec beaucoup de documents).
Si vous constatez que ce modèle générique/préconstruit n’est pas en mesure d’extraire correctement les données des factures d’un fournisseur spécifique, vous pouvez créer un modèle personnalisé dédié que vous devrez entraîner correctement afin qu’il puisse extraire des données des documents de ce fournisseur spécifique. La création (et le test) d’un nouveau modèle peuvent prendre quelques heures, mais vous pourrez alors tirer parti de ce travail automatiquement, chaque fois qu’une nouvelle facture d’eux sera envoyée.
Pour un réglage précis supplémentaire, on peut ajuster le score de confiance minimum en dessous duquel un examen manuel/humain sera requis. Par exemple, si vous voulez que tout ce qui est inférieur à 60 % soit examiné par une personne, vous pouvez le modifier dans le flux dédié (Document Automation Validator) :
Dans l’ensemble – et en fonction de la complexité des factures/variété des fournisseurs de factures que l’on pourrait avoir et de la connaissance globale de la Power Platform – il faut généralement un ou deux jours ouvrables pour installer une instance de travail E2E de l’automatisation des documents : de l’installation de la solution d’automatisation des documents au prototypage, au réglage
Ensuite et si vous avez des fournisseurs qui n’envoient que des factures papier, vous pouvez modifier l’application Power afin qu’elle puisse extraire des informations d’une photo prise sur un téléphone.
ROI attendu
- Créez et maintenez un meilleur historique des factures.
- 10 fois plus de réduction du temps pour obtenir des approbations pour les factures.
- Augmentation du paiement à temps.
- Les coûts de traitement des comptes créditeurs ont diminué de 50 % par facture.
- Taux d’erreur passant de 1 % à 0,1 %
- Prétraitement 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Source: Paul Nogues, , lundi 27 décembre 2021 – Powerautomate
