Scénario commercial

Partners In Health (PIH) dépend de ses donateurs individuels pour environ la moitié de son financement chaque année, tandis que l’autre moitié provient principalement de subventions gouvernementales, de sociétés et de fondations. L’organisation à but non lucratif compte environ 10 agents de dons qui sont chargés de gérer ses plus de 1 000 donateurs individuels les plus généreux. PIH voulait améliorer la capacité des agents de dons à gérer leurs portefeuilles en leur montrant des cadeaux à leur arrivée et en donnant aux agents une vue à 360 degrés de leurs portefeuilles de donateurs.

Figure 1. L’application Gift Review de PIH en action

Avant Microsoft Power Platform – processus commercial, défis et opportunités

Les agents de dons n’avaient pas de processus défini pour gérer les portefeuilles. Ils enregistreraient des rapports et des listes de donateurs dans divers formats, tels que les feuilles de calcul Excel et les fichiers de gestion de la relation client (CRM), et à divers endroits tels que les ordinateurs de bureau, les lecteurs partagés et les dossiers SharePoint, ce qui posait plusieurs défis :

• Il n’y avait pas de normalisation, de gouvernance des données ou de processus convenu pour stocker ou partager l’information. En conséquence, des données importantes étaient enterrées dans des courriels, perdues et confuses alors qu’elles pouvaient plutôt être exploitées pour optimiser les opérations et les relations avec les donateurs.
• L’organisation à but non lucratif utilisait un système CRM ancien et rigide. Il avait des capacités limitées de production de rapports ou de flux de travail, et les agents de dons avaient du mal à obtenir des informations exploitables sur leurs données. Ils ont également trouvé l’interface utilisateur maladroite et ont eu des difficultés d’accès sur les appareils mobiles.

PIH avait besoin d’une solution qui normaliserait les ensembles de données, optimiserait les flux de travail et améliorerait les capacités globales des agents de dons à gérer les dons et les donateurs.

Solution Microsoft Power Platform – Application d’examen des cadeaux

Bella Chih-Ning, responsable des analyses et des applications chez PIH, a d’abord entendu parler de Microsoft Power Apps lors d’une formation locale d’application en journée à Burlington, Massachusetts. Elle connaissait bien SQL et les outils d’analyse, mais n’avait aucune expérience préalable du développement d’applications. Après la session de formation, bien qu’elle n’ait pas d’expérience traditionnelle en développement, elle s’est sentie habilitée à numériser le processus d’examen des cadeaux en une solution d’application consolidée. Ce qui s’est passé, c’est une application de canevas Power Apps que les agents de cadeaux pouvaient utiliser pour gérer de nombreux aspects des dons et des rapports Microsoft Power BI pour obtenir des informations.

« La formation App in a Day m’a vraiment ouvert les yeux sur la facilité avec laquelle il peut être nécessaire de créer des outils qui rationalisent les processus et permettent à nos collègues d’être meilleurs dans leur travail », déclare Chih-Ning. « L’ensemble de Microsoft Power Platform nous a vraiment permis de relier diverses sources de données et processus commerciaux ensemble pour prendre davantage de décisions axées sur les données. »

Lors du lancement de l’application d’examen des dons, les agents de dons peuvent consulter les dons immédiatement au fur et à mesure qu’ils arrivent, ajouter des notes pertinentes et s’assurer que les dons sont affectés au fonds approprié. Cela crée une liste de contrôle des tâches qu’ils doivent remplir. Par exemple, si Microsoft fait un don à PIH, l’agent de dons examinerait le don pour s’assurer qu’il est affecté à la campagne appropriée, codé au bon type de don et attribué au bon fonds. S’il y a des questions, l’agent de cadeaux peut envoyer un courriel à l’équipe DevOps de PIH directement dans l’application. Une fois que tout est clair, les agents de dons marquent la liste de contrôle comme « terminée », ce qui devient visible par leurs gestionnaires.

Tout au long du processus de développement Power Apps pour l’application Gift Review, Chih-Ning a organisé des réunions de collecte des exigences avec divers agents de dons, gestionnaires et équipes de soutien afin d’acquérir une compréhension holistique des processus actuels, du processus souhaité et des pièges potentiels. Ensemble, ils ont tiré parti de l’entrepôt de données SQL Server de PIH pour transformer les données CRM brutes en ensembles de données utilisables pour Power Apps et Power BI. Les données sont stockées dans l’entrepôt de données SQL Server de PIH et SharePoint Online. Lorsque les agents de dons terminent l’examen d’un don, les données d’examen sont poussées de SharePoint à l’entrepôt de données SQL Server de PIH pour des rapports.

Ensemble, ces outils donnent non seulement aux agents de dons la visibilité nécessaire, mais ils servent également d’outil de gestion lorsqu’ils sont examinés avec les superviseurs. Les agents de dons peuvent travailler avec leurs gestionnaires pour s’assurer qu’ils se concentrent sur les bons domaines de leur portefeuille et qu’ils sont sur la bonne voie par rapport à leurs objectifs individuels et d’équipe.

Figure 2. Cadeau du donateur de l’application d’examen des cadeaux, statut de la liste de tâches et écran de superposition pour la mise à jour avec les actions terminées

Caractéristiques de Power Apps

• Une expérience utilisateur simple qui fonctionne en voyage
• Une vue qui correspond par défaut au portefeuille de l’agent de dons qui est signé
• Diverses capacités de filtrage pour rechercher les cadeaux en question
• Liste de contrôle, avec des questions dynamiques, que les agents de cadeaux peuvent utiliser pour suivre leurs tâches pour chaque cadeau
• Un moyen simple d’envoyer un e-mail à l’équipe DevOps de PIH directement depuis l’application

Caractéristiques de Power BI

• Les gestionnaires des agents de dons utilisent Power BI pour les rapports, ce qui comprend des rapports de portefeuille individuels qui fournissent une vue holistique des donateurs, des objectifs pour l’année et des tâches à venir.
• Les rapports offrent une expérience utilisateur simple et propre
• Les gestionnaires ont la possibilité de filtrer par agent de dons pour ne voir que leur portefeuille
• Toutes les données pertinentes sont en un seul endroit (donateurs, cadeaux, actions)
• Les rapports relient les utilisateurs à l’application Gift Review et aux données
• Les rapports offrent des filtres interactifs afin que les agents de cadeaux puissent utiliser un rapport pour répondre à diverses questions.

Figure 3. Détails du portefeuille Power BI affichés dans une vue cartographique plus les actions du portefeuille affichées dans les vues de calendrier et de liste

Avantages de l’utilisation de Microsoft Power Platform

Partners In Health a bénéficié de cette solution des manières suivantes :

• Amélioration globale de la gestion de portefeuille, avec une compréhension commune des mesures du portefeuille et en temps réel, une visibilité accrue sur les portefeuilles
• Notifications et flux de travail liés aux dons, permettant en fin de compte aux agents de dons d’être meilleurs dans leur travail, en passant plus de temps avec les donateurs plutôt que de passer du temps à déterrer des informations
• Interface utilisateur propre et simple qui est plus facile à utiliser pour les agents de dons non technophiles
• Les rapports Power BI ont rendu la création et la gestion des rapports extrêmement évolutives, avec des mises à jour faciles à mettre en œuvre et une version unique d’un rapport qui dessert un large public.
• L’application Gift Review a créé une base pour connecter et améliorer d’autres processus commerciaux et a conduit au développement de scénarios Microsoft Power Platform supplémentaires, certains en cours de développement et d’autres d’idéation.

Dans l’ensemble, avec Microsoft Power Platform, Partners In Health dispose des outils nécessaires pour collecter plus d’argent, ce qui signifie en fin de compte que l’organisation à but non lucratif peut mieux servir les patients et réussir sa mission d’apporter des soins de santé de premier ordre à ceux qui en ont le plus besoin.

« Nous voyons une tonne de potentiel avec Power Apps et Microsoft Power Platform dans son ensemble, en raison de la facilité avec laquelle il est possible de créer des outils conviviaux, de se connecter à plusieurs sources de données et de travailler sur des appareils mobiles », déclare Jarid Siegel, directeur principal de l’analyse et des applications chez Partners In Health.

Architecture de la solution

Solutions Microsoft Power Platform supplémentaires

L’application Gift Review a créé une base pour la connexion et l’amélioration d’autres processus commerciaux et a conduit au développement de scénarios Microsoft Power Platform supplémentaires. Voici quelques exemples :

Tableaux de bord trimestriels du site (en production)

Les rapports Power BI sont examinés trimestriellement par les équipes de direction mondiales de PIH. Une application construite avec Power Apps et intégrée au tableau de bord Power BI permet aux dirigeants du site d’expliquer les tendances et les performances tout en utilisant le tableau de bord. Pour une capture d’écran du tableau de bord, allez dans la barre latérale de gauche et trouvez « Partners In Health Fund Summary dashboard » sous Téléchargements.

Demandes d’aide à la gestion de projet (en production)

Cette application de demande simple est intégrée à SharePoint pour que les gens puissent demander de l’aide en gestion de projet au groupe de travail sur la gestion de projet PIH. La gestion de projet est l’un des domaines d’intérêt du perfectionnement professionnel de PIH. Voir « Partners In Health project management help request app » sous Téléchargements dans la barre latérale.

Demandes d’engagement des donateurs (pilote)

PIH a intégré cette application de demande simple dans SharePoint que les gens peuvent utiliser pour demander des ressources de l’équipe de développement pour les événements des donateurs. L’image « Partners In Health donor engagement requests app » dans la section Téléchargements de la barre latérale donne un aperçu de ce projet pilote Microsoft Power Platform.

Application de formulaire (en développement)

Créée à l’aide de Power Apps, cette application mobile est destinée aux pharmaciens et cliniciens de PIH pour voir quels médicaments et fournitures médicales figurent sur le formulaire de PIH, y compris les détails pertinents pour chacun. L’image « Partners In Health formulary app » dans la section Téléchargements de la barre latérale contient plusieurs exemples de captures d’écran.